Med Crona Formulär skapar du webbsidor (formulär) för att samla in uppgifter. Det
kan vara företagets nyanställdas personuppgifter. Det kan även gälla ett
medlemsregister, beställningar eller alla andra tillfällen där du känner att papper och
penna känns omodernt, osäkert eller omständligt.
Vi ger dig mallar för fält, landningssida när en person skickar in ett svar, funktion för
att sätta ett anställningsnummer eller kundnummer, färdiga exporter för att skicka
svaren till annat system och mycket mera.
Låter du uppgiftslämnaren själv mata in uppgifter, minimerar du både risk och arbetet
som uppstår när någon annan måste mata in uppgifterna i dina register manuellt. Du
har tillgång till kontroller som garanterar att t.ex. ett personnummer är korrekt och kan
kräva att uppgiftslämnaren signerar med BankID.
Du lägger kostnadsfritt till så många administratörer och användare som du anser är
lämpligt.
Licensanvändare – Administratör - Användare
Du som är licensägare till Crona Formulär är den första användaren i systemet.
Licensägaren till Crona Lön har automatiskt och kostnadsfritt en licens till Crona
Formulär och i annat fall köper du en licens med en månadskostnad. Programmet är
helt fristående från övriga Crona-produkter och du behöver inte ha en enda annan
produkt från oss – även om vi förstås är övertygad om att du skulle uppskatta dem ;)
Du går till https://formular.crona.se/ och loggar in med den e-postadress du har på
din licensanvändare. Därefter skapar du din användare med personnummer och
övrig information, för att kunna logga in med BankID samt sätter ett lösenord.
Lägga till flera administratörer eller användare
Du kan på sidomenyn Användare och fliken Inbjudningar bjuda in flera användare.
Dessa får ett mail, där de sätter upp sina konton på samma sätt som du själv gjorde.
Användarnamnet blir den e-postadress som inbjudan skickats till. Du kan välja mellan
Administratör och Användare som roll för kontot. Administratör har full behörighet till
allt och alla formulär varemot en användare måste ges tillgång till ett (eller flera)
färdiga formulär av en administratör.
När den inbjudne har skapat sitt konto, flyttas de till fliken Användare.
Vad vill du samla in och vad ska du använda det till?
Systemet lämpar sig extremt bra för att samla in personuppgifter för nyanställda. Det
kan vara enstaka nyanställda eller så har du kanske en cateringfirma med ett stort
event där du för en kväll har 200 extra servitörer. Vi kommer att använda exemplet
med servitörerna när vi bygger vår onboarding av dem. Men det är bokstavligen bara
fantasin som sätter gränser för vad du kan använda systemet till.
Tänk på att du inte får samla in information som är olämplig eller kränkande för en
person. Du bör heller inte samla information om facktillhörighet, religion, sexuell
läggning eller liknande känsliga personuppgifter. Enligt GDPR måste du naturligtvis
också ha skäl för att samla in och bearbeta informationen. Att samla in nödvändig
information för att kunna betala ut lön är godkänt.
Min profil
I inloggat läge ser du några ikoner uppe till höger. Du ser notifikationer, du kan byta
språk och du har profilikonen där du kan byta mellan mörkt och ljust tema samt logga
ut. Här hittar du också Min profil. Där kan du uppdatera dina kontouppgifter och
lösenord och här finns även inställning för att skicka notifikationer via den epostadress
som finns på kontot. Notifikationerna gäller när det inkommer svar på ett
formulär.
Exporttyper & API-kopplingar
Det finns möjlighet till olika funktioner beroende på vilket format du väljer för dina
exporter. Du lägger till de kopplingar och format du vill ha valbara när du skapar dina
formulär med +-knappen uppe till höger.
API-koppling
Samlar du in personuppgifter för att kunna köra lön, är en API-koppling till Crona Lön
den bästa lösningen. Systemen blir då helt hopkopplade och du slipper hålla på med
lösa filer.
Du beställer koppling från oss på Crona Software. Du loggar in i Crona Lön och går
under Inställningar, Kopplingar och "+" för att skapa en koppling. Sedan kopierar du
med dig aktiveringskoden från Lön och klistrar in här i Crona Formulär när du tryckt
på "+" på menyn Exporttyper & API-kopplingar. Flera olika formulär kan använda
samma API-koppling.
PAXml-fil
Använder du ett annat system kan en PAXml-fil vara bra. Just detta filformat är
speciellt framtaget för att flytta personinformation mellan olika system och används
av många löne-, HR- och tidsystem: https://paxml.se/#system Väljer du detta format
får du också en del hjälp, då vi vet exakt vad fälten i filen heter och kan skapa en
teknisk korrekt fil.
CSV eller Excel-fil
Om inget av dessa format är lämpliga kan du skapa en CSV- (kommaseparerad fil)
eller Excel-fil. Dessa filer är helt öppna och där kan vi inte ge dig hjälp om i vilken
ordningsföljd de olika fälten ska ligga, heta och så vidare. Fördelen är dock att det är
vanligt att dessa filer går att importera i många system, men det kan krävas lite mer
kunskap av dig.
Tryck på + uppe till höger och välj CSV eller Excel som exporttyp. Väljer du CSV
måste du även ange vilken kolumn- och decimalseparator du vill ha samt hur
citationstecken ska se ut i din fil. Detta är ju helt beroende på vad det program du ska
importera till förväntar sig.
Mallar
När någon har fyllt i ditt formulär och skickat in ska ”någonting” automatiskt hända.
Personen hamnar på en så kallad landningssida (”Tack för att du fyllde i ….”) och ska
eventuellt få ett bekräftelsemejl. Du kan använda vår standard eller skapa upp hur
många landningssidor och mejlsvar du vill och koppla olika till de olika formulären du
gör.
Alla texter du skriver i Crona Formulär använder märkspråket Markdown för att
formatera och göra texten snygg. Du behöver inte kunna html-kodning utan använder
snabbknapparna ovanför din text och ser direkt texten som fet, kursiv, större osv.
Som du ser på bilden finns också möjlighet att använda mer avancerad kod.
Svarsmailet ovan kommer att byta ut {{ Data.FirstName }} till det namn insändaren
har fyllt i, i fältet FirstName, så det blir t.ex. ”Hej Kalle!” i mejlet.
Du trycker på +-tecknet längst upp till höger för att skapa en ny mall, eller klickar och
editerar en befintlig. Ge gärna mallarna ett beskrivande namn, då blir det lättare att
hitta rätt när du sedan skapar dina formulär.
Nummerserier
Vid export med API-koppling eller PAXml kan Crona Formulär sätta ett
anställningsnummer vid export (vilket ofta är en förutsättning för att kunna importera
en personaluppgift i ett annat system) måste du ge oss lite hjälp med hur det ska
göras. Skapar du en CSV- eller Excelfil kan du inte använda denna funktion.
Du trycker på +-tecknet längst upp till höger för att skapa en ny nummerserie, eller
klickar för att editera en befintlig.
Ange det första anställningsnummer du vill sätta, t.ex. 100. Programmet kommer att
ge den första anställda som exporteras nummer 100, nästa 101 osv.
Du kan också jobba med både prefix (något som läggs före) och suffix (något som
läggs efter) anställningsnumret. Ifall du vill att alla anställningsnummer ska sluta på
”24” kan du ange 24 som suffix. Första anställningsnummer blir då 10024, andra
10124, sedan 10224 osv.
Tips: om du vill kan du lägga importerade anställda på en helt egen nummerserie vid
import till Crona Lön och sedan byta anställningsnummer. Då vet du att personalen i
denna nummerserie ska ses över och kanske kompletteras med mer information i
lönesystemet innan de är helt klara. I Crona Lön kan du sedan lätt byta nummer och
all information flyttas då till det slutliga anställningsnummer du valt.
Dokument
Du har även möjlighet att fästa dokument på ditt formulär. Dina servitörer kanske
behöver en bild inför kvällens evenemang som visar var de ska parkera. Du kan
ladda upp valfri bild, PDF eller Wordfil som insändaren kan ladda ner när hen
kommer till ditt formulär.
Även här trycker du på ikonen längst upp till höger på sidan för dokument och laddar
upp. Här är det bra att ha ett förklarande filnamn, för det är det du sedan behöver
välja när du skapar formuläret.
Formulär
Nu har du alla förutsättningar för att kunna skapa dina egna formulär!
Vi fortsätter med exemplet med alla de extraanställda servitörerna. Vad behöver du
för uppgifter för att kunna köra lön? Jo, namn, adress, personnummer, telefon och
bankkontonummer. Vi vill att de ska ha svarta skor med sig och visa var de ska
parkera på evenemangskvällen och sedan vill vi skapa en PAXml-fil att importera till
lön.
På sidomenyn Formulär trycker du på +-tecknet längst uppe till höger för att skapa
nytt.
När du har skapat ett formulär har det en länk till en webbadress (URL) man kan
klicka på för att komma till det formulär dina personer ska fylla i. Ute till höger har du
en ikon som visar en QR-kod som också leder till formuläret. När du ska förmedla ditt
formulär till de som fylla i, kan du ge dem länken eller QR-koden. Dessa är helt unika
för ditt formulär och kommer alltid att vara de samma.
På raden i listan ser du också antal svar som inkommit.
Du har även en knapp för att kopiera ditt formulär, en penna för att editera formuläret
och en papperskorg för att slänga ditt formulär.
Fliken Generella inställningar
Formulärnamn
Här sätter du ett namn du själv känner igen. Det visas i listan med formulär (och
svar).
Titel
Här kan du ange en titel som kommer att synas för den som ska fylla i ditt formulär.
Beskrivning
Om du vill kan du ange en beskrivning för din egen skull, som beskriver vad
formuläret används till.
Exporttyp
Här väljer du en av de kopplingar eller filformat du har valt ut på fliken Exporttyper
och API-kopplingar. Beroende på vilken typ du väljer, öppnas flera olika fält under.
- PAXml
Nummerserie: här anger du en nummerserie du vill nyttja för att sätta
anställningsnummer.
Mallperson: i PAXml kan man anropa en mallperson i lönesystemet när man
importerar. Detta innebär att du kan låta det importerade persondatat kompletteras av
en mängd förifylld information som du satt upp som till exempel löneartstabell,
pensionsval och alla andra hundratals fält som finns i personalregistret i lön. I Crona
Lön kan du skapa denna mall genom att utgå från en befintlig anställd. Mallpersonen
ges ett ID-begrepp som du kan ange när du skapar en PAXml-fil och därför kan ange
här i Formulär i aktuellt fält. Bilden nedan är från Crona Lön och det du ska ange i
fältet för mallperson är alltså t.ex. ”Extra”.
- API-koppling
Även här får du fram fälten för Nummerserie och Mallperson. Det som skiljer mot vid
PAXml är att API-kopplingen själv kommunicerar med ditt bolag i Crona Lön och får
fram en lista med vilka mallpersoner du lagt upp.
Kräv signering med BankID
Markerar du denna ruta kan inte svar skickas in utan att personen använder BankID
för att signera. Med funktionen kan du säkerställa att det är rätt personnummer som
angetts i formuläret och minimerar risken för skräp och har därför lättare att kunna
bedöma dina svar.
Tillåt formulärsvar att redigeras
Om du vill att en person ska kunna gå in och ändra sina svar, kan du markera detta.
Välj logotyp
Här kan du ladda upp din logga eller en annan bild som du vill ska synas längst upp
på ditt formulär.
Fliken Formulärfält
Nu börjar det roliga, nu ska du välja vilka fält du vill ha i ditt formulär!
Redigeringsläge
Med denna knapp kan du växla mellan redigeringsläge och hur det färdiga formuläret
kommer att se ut.
Som standard vid API-koppling eller PAXml får du se en del fält utlagda men det är
förstås inte alls säkert att du vill ha just de fälten. Du kan radera eller lägga till fält.
Framför varje fält finns det tre streck 
. Klickar du och håller nere muspekaren
över strecken kan du flytta runt ditt fält. Du kan lägga fältet på en egen rad eller tycka
in det på samma rad som ett annat fält. Du får ett grått streck som visar vart du
”siktar”.
Efter fältet finns en penna för att editera fältet och en soptunna för att ta bort fältet.
Tar du bort ett fält av misstag så kan du lägga tillbaka det sedan.
Redigera fält
Klickar du på pennan får du upp följande dialog:
Benämning
Här kan du sätta en egen benämning på fältet. Benämningen visas för den som ska
fylla i formuläret.
Placeholder
Vissa fält kan vara lite knepiga för den som ska fylla i, att förstå hur man ska ange.
Om det är viktigt hur t.ex. ett personnummer fylls i för att de blir rätt vid import, kan du
skriva en ”formatmall” som underlättar, som ”ÅÅÅÅMMDD-NNNN” om det ska fylls i
som 19720423-5578 och inte 7204235578. Om fältet har format ”personnummer” kan
vi kontrollera att alla siffror stämmer men personnummer kan skrivas både med och
utan sekelssifra och med och utan bindestreck, så man uppskattar en så kallad
”placeholder”. Då visas fältet på följande sätt innan man börjar fylla i:
Måste anges
Vissa fält vill man inte ska kunna lämnas tomma. Markera då ”Måste anges”. Efter
fältnamnet visas då * som de flesta känner igen som symbol för ett obligatoriskt fält.
Ange villkorsstyrning
En smart möjlighet att visa/dölja eller aktivera/inaktivera fält kopplat till andra fält.
Om du till exempel vill att den som fyller i ditt formulär helst ska ange mobilnummer
och i annat fall telefonnummer kan du sätta villkor på fältet för telefonnummer att det
inte visas om man redan fyllt i mobilnummer:
Avancerat läge
Du kan även ange Avancerat läge för fält. Då kan du fritt ange en egen typ av fält och
döpa det till vad du vill. Tänk på att detta inte fungerar hur som helst när du använder
API eller PAXml, då det bara är möjligt att importera fält som stämmer 100 % med
den tekniska specifikationen.
Ska du göra en CSV eller Excel-fil är det däremot fritt upp till dig att själv bestämma
vilken typ av fält du vill skapa, fast även här är du naturligtvis bunden av vad
importerande program kräver. Avancerat, alltså ;) Vid CSV eller Excel får du alltid
upp det avancerade läget när du lägger till fält i formuläret. Se även förklaring längre
ner under Lägg till dokument, text eller fält.
Fälttyp
Här kan du välja mellan
- Textfält (bokstäver)
- Nummerfält (siffror)
- Rullgardinsmeny
- Checkbox
Fältnamn
Här anger du det namn som fältet ska ha i formuläret. I en CSV- eller Excelfil blir det
rubriken på kolumnen.
Format
Du har möjlighet att få vissa formatkontroller, för att säkerställa att fältet fylls i korrekt.
Välj mellan
- Fritext, här finns inga kontroller
- Personnummer, här kontrollerar vi att inmatningen är ett korrekt
personnummer.
- E-post, måste vara en e-postadress med @ osv
- IBAN och BIC, måste följa bankens format
Lägg till dokument, text eller fält
På fliken formulärfält har du tre snabbknappar ute till höger. Med hjälp av dessa
lägger du till dokument, text eller fält och flyttar dem sedan till den plats du vill ha
dem på formuläret.
Lägg till Dokument
De dokument du har tillgängliga är de du har laddat upp på sidomenyn Dokument.
Du lägger till dokumentet och kan sedan flytta det till rätt plats i ditt formulär.
Lägg till Text
Vill du lägga till en fast text, som en mellanrubrik eller en förklarande text, kan du
lägga till textblock. Du kan formatera det med Markdown som vi beskrev under
stycket om Mallar.
Även här kan du villkora om ditt textfält ska visas/döljas i förhållande till om ett annat
fält fyllts i.
Lägg till Fält
Har du valt API eller PAXml får du en lista på fält att välja att lägga till när du trycker
på knappen för Lägg till fält. Alla valbara fält du inte redan lagt till visas och det är
också här du kan hämta tillbaka ett fält om du råkat ta bort det från ditt formulär. Här
vet vi precis vilken typ och format respektive fält har.
Skapar du däremot en CSV eller Excel-fil får du själv ställa in mer information. Precis
som vid redigering får du välja mellan olika fälttyper.
Beroende på vilken fälttyp du väljer öppnas olika saker att ange. Se under Redigera
fält ovan för förklaring av Fältnamn, Format, Placeholder, obligatoriskt fält och
villkorsstyrning.
Nummerfält
Har du valt nummerfält går det endast att ange siffror i svaret. Här kan du också ange
hur många decimaler man får ange och ett minsta eller högsta värde. Lämnar du
uppgiften tom finns inga begränsningar – men kan ge problem vid import.
Rullgardinsmeny
Väljer du denna fälttyp ska du förutom övriga uppgifter ange vilka val som ska finnas i
”rullgardinen” eller drop-down-meny som det ibland kallas. Här kan man alltså inte
svara fritt med text eller siffror utan får välja mellan ett av de fasta alternativen som
du angett.
Tryck på ”+” för att lägga till alternativ. Fortsätt med ”+” tills du har angett alla valbara
alternativ. Råkar du få in en rad för mycket kan du ta bort den med soptunnan. Tar du
inte bort en tom rad kan det ge problem, då det kommer att finnas ett tomt val att
välja.
Om alternativen ska importeras till textfält lägger du dina valbara alternativ i fältet för
Text och om det är ett numeriskt fält du vill importera till anger du dem under Värde.
Checkbox
Checkbox ger en ruta som kan bockas i. Det du anger som Benämning för fältet
visas som text enligt nedan. I exportfilen anges ett markerat alternativ som TRUE och
ett icke-markerat som FALSE.
Crona Formulär
Det färdiga formuläret
Excelfilen