I vissa branscher, exempelvis restaurangbranschen, innebär det för vissa anställda att man arbetar även röda vardagar och då kan det finnas kompensation för det i kollektivavtalet. Den här instruktionen är även tillämplig för exempelvis när nationaldagen infaller på en helg och annan ledighetsdag istället ska kunna tas ut.
I vårt exempel har vi kikat på Visitas avtal. I löneprogrammet gör man sina egna inställningar och kan därför anpassa kraven och villkoren för kompensation även i enlighet med andra avtal.
Här går vi steg för steg igenom de inställningar man behöver göra i löneprogrammet för att komma i gång med funktionen. Det är ju inte ovanligt att man följer flera kollektivavtal på ett och samma företag, därför har vi lagt inställningarna på avtalsnivå.
Tända upp regeln på avtalet:
Börja med att gå till Register - Avtal. Du skapar ett nytt genom att klicka + i övre högra hörnet eller ta fram det avtal som används för personer som ska få kompensation för arbete på röda dagar.
I vårt exempel har vi kallat avtalet Visita. Under avsnittet Ersättningar finns ett val; Beräkning av extra ledighetsdagar. Markera det, spara avtalet och stäng.
Tidkoder:
Nästa steg gör du under rubriken Register – Tidkoder. Här ska vi välja lämpliga tidkoder att använda för att samla intjänad tid och även så småningom minska uttagen tid i ledighet. Jag har använt tidkoderna TS1 och TS2 och gett dem nya namn. För att byta benämning och editera klickar man upp vald tidkod. Så här ser en del av mitt tidkodsregister ut när jag har namngett de här koderna.
Här har vi inte markerat Valbar vid stämpling eller schemaläggning, eftersom den här kommer att läggas ut med automatik enligt gällande regel.
Den här tidkoden har vi gjort valbar vid tidregistrering och stämpling, så att den anställde kan registrera frånvaron på samma sätt som vid annan ledighet.
Lönearter:
Nästa steg blir att skapa lämpliga lönearter som vi sedan kan koppla våra tidkoder till. Som alltid så rekommenderar vi att man kopierar någon befintlig lämplig löneart i stället för att skapa en helt ny och därefter ändrar efter behov.
Här har vi valt att kopiera löneart 995, Periodens ordinarie arbetade timmar. Du kopierar genom att trycka på fyrkanterna i övre högra hörnet
På bilden nedan har vi kopierat och satt 9950 som nytt nummer, bytt benämning till ”Inarbetade dagar”. Satt enhet som kalenderdagar.
Under rubriken Ackumulatorer sätter du en bock vid Påverkar saldo för extra ledighetsdagar och välj Ökar saldot
Vi tar en kopia av löneart 9950 och väljer 9951som nytt nummer, sätter benämningen ”Uttag Inarbetade dagar”. Väljer att den ska minska saldot.
Dessa två fungerar utmärkt för månadsanställda, har ni timanställda behöver de ha egna lönearter med en formel som räknar ut ersättningen. Exempelvis som nedan:
Löneartsstyrning:
När lönearterna är skapade så går vi vidare till rubriken Register - Löneartsstyrning för att koppla tidkoderna för intjänande resp. uttag av extra ledighet till de nya lönearterna. Sök fram era valda tidkoder, klicka på en av de valda tidkoderna och välj lämplig löneart. SPARA. Gör samma sak med den andra tidkoden. Då kan det se ut så här under Löneartsstyrning.
Tänk på ifall du har flera lönearstabeller eller löneartsstyrningar att ni styr rätt på respektive tabell eller grupp.
Lägga upp regel:
Nu är det dags att ställa in villkoren på vår extra ledighetsregel. Vi har nu fått ytterligare en rubrik under sidomenyn Register; nämligen Extra ledighetsregler. Klicka på den.
Just nu är den tom, men klicka på + i övre högra hörnet och skapa en regel för vilka dagar som kvalificerar till extra ledighet i enlighet med aktuellt avtal.
När vi har kommit så här långt är det viktigt att ha god koll på vad avtalet säger och därefter betar vi av rubrik för rubrik.
- Finns det krav på minsta anställningstid för att regeln ska gälla så anges den tiden i antal månader.
- Välj den tidkod som vi har valt för att samla ihop intjänande av extra ledighetsdagar.
- Markera vilken typ av tid; det kan vara både närvaro och frånvaro som ALDRIG är grundande för intjänande av extra ledighetsdagar.
- Klicka på knappen LÄGG TILL och skapa ett register av vilken typ av dag som påverkar de olika typerna av anställda.
Översta bocken gäller det att det ligger schematid på dagen för att det ska trilla ut, den nedre gäller att det måste finnas närvarotid.
Kom ihåg att klicka på knappen SPARA. Det kan se ut som på bilden nedan.
Notera flikarna till höger där man kan selektera efter de olika valen. De kan vara väldigt bra att använda när man kontrollerar sina gjorda val.
Koppla på avtalet:
När regeln är klart går vi tillbaka till Register - Avtal, ta fram avtalet för de personer som berörs av extra ledighetsdagar och välj det nya avtalet under avsnittet Ersättningar.
Inställningarna, klara:
Nu är alla förberedelser gjorda. Så här kan det se ut på en tidrapport för en period där det finns extra ledighetsdagar att tjäna in.
Tidrapport:
Inarbetad extratid blir automatregistrerad utifrån avtalets regler.
Lönebesked:
Så här ser löneregistreringsbilden ut för samma person med rapporteringsperiod december 2023.
Under sidomenyn Inställningar - Utskrifter - Lönebesked kan man också markera att extra ledighet ska synas för den anställde på lönebeskedet. Då hamnar det i sidfoten bland övriga saldon.
Personalregistret:
Till sist visar vi även en bild från personregistret där man under rubriken Saldon hittar ackumulerat antal dagar Extra ledighet.
Lycka till med dina inställningar!